مغایرت گیری حساب بانکی؛ چرا مانده حساب در برنامه و بانک یکی نیست؟

اپلیکیشن مالی یا دفتر حساب تان می گوید در حساب ۱۸ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان پول دارید، اما وقتی موجودی را از بانک می گیرید، عدد ۱۷ میلیون و ۶۵۰ هزار تومان است. این ۵۵۰ هزار تومان کجا رفته؟ این اختلاف تقریبا برای همه کسانی که حساب و کتاب شخصی نگه می دارند پیش می آید و خوشبختانه تقریبا همیشه قابل پیدا کردن است.

پاسخ کوتاه: مغایرت گیری حساب بانکی یعنی مقایسه منظم تراکنش ها و مانده ثبت شده در دفتر یا برنامه مالی خودتان با صورتحساب بانک، تا دلیل هر اختلاف پیدا و اصلاح شود. رایج ترین دلایل یکی نبودن مانده عبارت اند از: تراکنش های ثبت نشده (به خصوص کارمزدها و خریدهای کوچک)، تراکنش های تکراری، انتقال بین حساب های خودتان که درست ثبت نشده، مانده اولیه اشتباه، و تراکنش هایی که هنوز در بانک نهایی نشده اند. روش کار ساده است: یک تاریخ مبنا انتخاب کنید، صورتحساب بانک را بگیرید و تراکنش ها را یکی یکی تیک بزنید.

در این راهنما دلایل مغایرت را یکی یکی بررسی می کنیم، یک روش گام به گام برای پیدا کردن اختلاف ارائه می دهیم و می بینیم چطور می شود کاری کرد که مغایرت ها کمتر پیش بیایند.

مغایرت گیری حساب بانکی چیست؟

مغایرت گیری بانکی در حسابداری شرکت ها یک کار استاندارد است: حسابدار هر ماه مانده دفاتر را با صورتحساب بانک مقایسه می کند و اختلاف ها را توضیح می دهد. همین مفهوم برای حسابداری شخصی هم کاربرد دارد، فقط ساده تر.

در مغایرت گیری شخصی دو عدد را کنار هم می گذارید:

• مانده طبق دفتر شما: عددی که برنامه مالی، اکسل یا دفترچه شما نشان می دهد.
• مانده طبق بانک: عددی که در اپلیکیشن بانک، پیامک آخرین تراکنش یا صورتحساب رسمی می بینید.

اگر این دو عدد برابر باشند، حساب شما «تطبیق» دارد. اگر نباشند، باید دنبال تراکنش یا تراکنش هایی بگردید که اختلاف را توضیح می دهند. هدف مغایرت گیری فقط برابر کردن دو عدد نیست؛ هدف این است که مطمئن شوید گزارش های مالی شما، از نمودار هزینه ها تا بودجه ماهانه، بر اساس اطلاعات کامل و درست ساخته شده اند. اگر هنوز حساب و کتاب شخصی را شروع نکرده اید، مقاله حسابداری شخصی چیست نقطه شروع خوبی است.

چرا مانده حساب در برنامه و بانک یکی نیست؟

۱. تراکنش های ثبت نشده

رایج ترین دلیل همین است. خریدهای کوچک، کارت به کارت های سریع، خرید شارژ و اشتراک های خودکار ماهانه به راحتی از قلم می افتند. هر کدام شاید مبلغ کمی باشد، اما جمع چند ماه آن ها اختلاف قابل توجهی می سازد.

۲. کارمزدها و کسورات بانکی

کارمزد انتقال وجه، کارمزد پیامک، هزینه صدور کارت و کسورات دیگر معمولا کوچک هستند و کسی آن ها را دستی ثبت نمی کند. اما در صورتحساب بانک هستند و مانده را کم می کنند.

۳. سود سپرده و واریزهای غیرمنتظره

برعکس کارمزدها، سود سپرده، بازگشت وجه یک خرید لغو شده یا واریزی که انتظارش را نداشتید، مانده بانک را بیشتر از دفتر شما نشان می دهد.

۴. تراکنش های تکراری

اگر یک خرید را هم دستی ثبت کرده باشید و هم از روی پیامک، دو بار در دفتر شما آمده است. این اشتباه به خصوص وقتی رایج است که روش ثبت را عوض کرده اید یا چند نفر در خانواده تراکنش ثبت می کنند.

۵. انتقال بین حساب های خودتان

وقتی از حساب A به حساب B خودتان پول منتقل می کنید، این یک هزینه نیست، فقط جابجایی است. اگر آن را به عنوان هزینه در حساب A ثبت کنید ولی واریز به حساب B را ثبت نکنید، یا برعکس، هر دو حساب مغایرت پیدا می کنند. اگر چند حساب و کارت دارید، راهنمای مدیریت چند حساب بانکی کمک می کند این جابجایی ها را درست نگه دارید.

۶. تراکنش های در جریان

بعضی تراکنش ها لحظه ای نهایی نمی شوند. مثلا انتقال های بین بانکی که در چرخه های مشخص انجام می شوند، یا چکی که به حساب سپرده اید و هنوز وصول نشده. شما ممکن است آن را ثبت کرده باشید، اما بانک هنوز در مانده اعمال نکرده، یا برعکس.

۷. برگشت وجه و تراکنش ناموفق

گاهی پرداختی ناموفق می شود و پول چند ساعت یا چند روز بعد برمی گردد. اگر پرداخت ناموفق را به عنوان هزینه ثبت کرده باشید و برگشت آن را ثبت نکرده باشید، مغایرت ایجاد می شود.

۸. مانده اولیه اشتباه

اگر روز اولی که شروع به ثبت کردید، مانده اولیه حساب را اشتباه وارد کرده باشید، همه محاسبات بعدی به همان اندازه اختلاف دارند. نشانه این حالت این است که اختلاف همیشه یک عدد ثابت است.

۹. اشتباه در مبلغ

جابجا نوشتن ارقام (مثلا ۳۵۰ هزار به جای ۵۳۰ هزار) یا یک صفر کم و زیاد، از اشتباه های رایج ثبت دستی است.

روش گام به گام مغایرت گیری حساب بانکی

قدم ۱: یک تاریخ مبنا انتخاب کنید

آخرین روزی را پیدا کنید که مطمئن هستید مانده دفتر و بانک برابر بوده است. اگر چنین روزی نمی شناسید، اول ماه جاری را مبنا بگیرید و مانده آن روز در دفترتان را با مانده بانک در همان روز یکی کنید.

قدم ۲: صورتحساب بانک را بگیرید

از اپلیکیشن یا اینترنت بانک، گردش حساب را از تاریخ مبنا تا امروز بگیرید. بیشتر بانک ها امکان دریافت صورتحساب به صورت فایل را هم دارند.

قدم ۳: تراکنش های همان بازه را از دفتر خودتان دربیاورید

فهرست تراکنش های ثبت شده برای همان حساب و همان بازه زمانی را آماده کنید. اگر از برنامه مالی استفاده می کنید، فیلتر بر اساس حساب و تاریخ کار را ساده می کند. گرفتن خروجی اکسل هم برای مقایسه کنار هم کمک می کند.

قدم ۴: تراکنش ها را یکی یکی تطبیق دهید

هر تراکنش صورتحساب بانک را با تراکنش متناظر در دفتر خودتان تیک بزنید. برای پیدا کردن جفت ها، اول مبلغ و بعد تاریخ را نگاه کنید؛ تاریخ ممکن است یک روز جابجا باشد.

قدم ۵: موارد تیک نخورده را دسته بندی کنید

در پایان سه گروه باقی می ماند:

قدم ۶: دوباره مانده ها را مقایسه کنید

بعد از اصلاح، مانده دفتر باید با مانده بانک برابر شود، به جز تراکنش هایی که هنوز در جریان هستند. اگر هنوز اختلاف دارید، به نکات بخش بعد نگاه کنید.

ترفندهای سریع برای پیدا کردن اختلاف

• اختلاف را بر ۹ تقسیم کنید: اگر اختلاف بدون باقی مانده بر ۹ بخش پذیر است، احتمال زیادی دارد که دو رقم را جابجا نوشته باشید.
• اختلاف را دنبال یک مبلغ مشخص بگردید: اگر اختلاف دقیقا با یک تراکنش برابر است، احتمالا همان تراکنش ثبت نشده یا تکراری است.
• اختلاف دو برابر یک تراکنش است: احتمالا یک واریز را به جای برداشت (یا برعکس) ثبت کرده اید.
• اختلاف ثابت در همه ماه ها: احتمالا مانده اولیه اشتباه است.
• مغایرت را هفتگی انجام دهید، نه سالانه: پیدا کردن یک اختلاف در ۷ روز تراکنش خیلی ساده تر از پیدا کردنش در ۶ ماه است.

مثال: پیدا کردن ۵۵۰ هزار تومان اختلاف

به همان مثال اول برگردیم (مثال فرضی). مانده دفتر ۱۸ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان و مانده بانک ۱۷ میلیون و ۶۵۰ هزار تومان است؛ یعنی بانک ۵۵۰ هزار تومان کمتر نشان می دهد. بعد از تطبیق تراکنش های یک ماه گذشته، این موارد پیدا می شود:

• سه کارمزد انتقال وجه و یک کارمزد پیامک که در مجموع ۵۰ هزار تومان است و ثبت نشده بود.
• یک اشتراک ماهانه ۲۰۰ هزار تومانی که خودکار کسر شده و فراموش شده بود.
• یک خرید ۳۰۰ هزار تومانی از فروشگاه محله که ثبت نشده بود.

جمع این سه مورد ۵۵۰ هزار تومان است و مغایرت کاملا توضیح داده می شود. در این مثال هیچ پولی گم نشده؛ فقط ثبت ها ناقص بوده اند. اما همین ناقص بودن باعث شده بود گزارش هزینه های ماه، ۵۵۰ هزار تومان کمتر از واقعیت نشان داده شود.

چطور مغایرت ها را کم کنیم؟

بیشتر مغایرت ها از ثبت دستی و فراموشی می آیند. هرچه ثبت تراکنش به خود رویداد نزدیک تر باشد، مغایرت کمتری پیش می آید.

در جیب، هر حساب بانکی را جداگانه تعریف می کنید و می توانید آن را به پیامک بانکی متصل کنید؛ راهنمای این کار در بخش حساب های بانکی آمده است. با ثبت تراکنش از پیامک بانک، جیب پیامک بانکی را روی خود گوشی می خواند و تراکنش را آماده می کند و شما با یک لمس تاییدش می کنید. این کار احتمال جا افتادن تراکنش های کوچک و کارمزدها را کم می کند، چون هر تراکنشی که پیامک دارد جلوی چشم شما می آید. این قابلیت فقط در اندروید کار می کند و بدون تایید شما هیچ چیزی ثبت نمی شود.

برای خود مغایرت گیری هم فهرست تراکنش ها با جستجو و فیلتر و خروجی اکسل کمک می کند تراکنش های یک حساب و یک بازه را سریع کنار صورتحساب بانک بگذارید. توجه کنید که پیامک بانکی همه چیز را پوشش نمی دهد؛ اگر برای بعضی تراکنش ها یا کارمزدها پیامک نمی آید، مغایرت گیری دوره ای با صورتحساب بانک همچنان لازم است.

جمع بندی

یکی نبودن مانده حساب در برنامه و بانک طبیعی است و تقریبا همیشه دلیل مشخصی دارد: تراکنش ثبت نشده، کارمزد، تراکنش تکراری، انتقال بین حساب ها یا مانده اولیه اشتباه. با انتخاب یک تاریخ مبنا، گرفتن صورتحساب بانک و تطبیق تراکنش ها یکی یکی، می توانید دلیل اختلاف را پیدا کنید. اگر این کار را هر هفته یا هر ماه انجام دهید، هم مغایرت ها کوچک می مانند و هم گزارش های مالی تان قابل اعتماد می شوند.

اگر می خواهید تراکنش های هر حساب را جدا و کامل ببینید و مغایرت گیری را ساده تر کنید، جیب را رایگان نصب کنید و اولین حساب بانکی تان را تعریف کنید.

سوالات متداول

مغایرت گیری حساب بانکی را هر چند وقت یک بار انجام دهم؟

برای حساب هایی که تراکنش زیاد دارند، هفتگی یا حداقل ماهانه. هرچه فاصله کوتاه تر باشد، پیدا کردن اختلاف ساده تر است.

اگر اختلاف خیلی کوچک باشد، باز هم پیگیری کنم؟

اگر اختلاف ناچیز است و وقت زیادی می گیرد، می توانید آن را با یک تراکنش اصلاحی ثبت کنید. اما اگر اختلاف های کوچک هر ماه تکرار می شوند، احتمالا یک هزینه تکراری مثل کارمزد یا اشتراک ثبت نمی شود و بهتر است پیدایش کنید.

چرا بعد از ثبت همه تراکنش ها هنوز اختلاف دارم؟

احتمالا مانده اولیه اشتباه است، یک تراکنش تکراری ثبت شده یا تراکنشی هنوز در بانک نهایی نشده است. اگر اختلاف در ماه های مختلف ثابت است، مانده اولیه را بررسی کنید.

آیا ثبت تراکنش از پیامک بانک مغایرت را کاملا از بین می برد؟

خیر. احتمال جا افتادن تراکنش ها را کم می کند، اما برای همه تراکنش ها و کارمزدها پیامک ارسال نمی شود. مغایرت گیری دوره ای با صورتحساب بانک همچنان لازم است.